Base de datos, Acces III

Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2010.

2  Abre  una base de datos llamada base de datos Clases.accdb en el disco duro. Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de Alumnado y la otra tabla la de Cursos. Empezaremos por crear la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. O bien haz clic sobre el botón Tabla de la pestaña Crear, y luego ve a la vista de Diseño haciendo clic en Vista Diseño desde la pestaña Hoja de datos o desde la barra de estado. 4 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo alumnado. 5 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 6 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumérico. 7 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 8 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 9 Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posiciónate en la tercera columna. 10 En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna. 11 Escribe Apellidos alumnado. 12 Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente. 13 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Poblacion que serán todos ellos de tipo Texto. 14 Crea a continuación el campo Codigo Postal de tipo Número. 15 Crea a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. De todas formas, puede que Access haya puesto automáticamente el primer campo como clave principal. 16 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo alumnado. 17 Haz clic sobre el botón Clave principal de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Ya podemos guardar la tabla. 18 Despliega el Botón de Office . 19 Elige la opción Guardar. 20 Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado. 21 Haz clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 22 Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla. 23 En el menú desplegable selecciona Cerrar. Ahora vamos a crear la segunda tabla: 24 Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear. 25 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso. 26 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 27 Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número. 28 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 29 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 30 Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 31 Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsa la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 32 Escribe Nºhoras, de tipo Número. 33 Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal. 34 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso. 35 Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Ya podemos guardar la tabla. 36 Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido. 37 Escribe el nombre de la tabla, Cursos. 38 Haz clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 39 Haz clic sobre el botón Cerrar a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla. Si queremos cerrar nuestra base de datos. 40 Haz clic sobre el botón Cerrar de la ventana de Access.

Base de datos, Acccess II

Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

Tamaño del campo

·        Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

·        Para los campos Numérico, las opciones son las siguientes:

      

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

 Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)

·        Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño

Formato de campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

Estándar: presenta los valores con separador de millares.

Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda.

Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.

Por ejemplo: si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Regla de validación: Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.

Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Requerido: Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.

Permitir longitud cero: Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado:  Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Base de datos, Access

INTRODUCCIÓN AL ACCESS

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. Es  un conjunto de información relacionada y agrupada con una finalidad. Unos ejemplos típicos de base datos serían una agenda telefónica, el control de las ventas de los clientes o los pedidos realizados a los proveedores.

Para ello podemos utilizar Access y así evitar manipular una gran cantidad de información manualmente. Es decir crear un solo  archivo de base de datos que almacene todos los datos divididos por partes, denominándose tablas.

   En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las   tablas: campo, registro y dato.

• Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.  Un ejemplo seria la  ficha de un cliente: nombre, apellidos, domicilio, población y teléfono.
• Un registro está formado por el conjunto de campos relacionados entre sí, como es el caso de los datos personales pertenecientes a un cliente.
• Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

Se crea una tabla para cada tipo de información y se define relaciones entre ellas, así podrás ver los datos de varias tablas al hacer consultas, formularios o informes.

La tabla está formada por la unión de varios registros, siguiendo con el ejemplo anterior la tabla estaría formada por todas las fichas de los clientes de la empresa.

Ejemplo:

	COLUMNAS          â
Nombre	Apellidos	Población	Provincia	Teléfono	País
Juan	Martín Gómez	Madrid	Madrid	(9...	España	çFILAS
Pedro	Morales Díaz	Villacastín	Avila	(9...	España
Angela	Campo Santos	Alcobendas	Madrid	(9...	España

¿Qué es una Base de datos relacional?

Una base de datos relacional es aquella que permite que diferentes tablas estén relacionadas por un campo común. El uso de las relaciones es útil cuando varios registros de una tabla están vinculados con otros registros de otras tablas, es decir, que al buscar un registro en una de las tablas automáticamente también se busca el registro en el resto de las tablas relacionadas.

Elementos de Access

Tablas

Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada.

 La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla

Hay tres tipos de consultas:

-          Consultas de selección

-          Consultas de acción

-          Consultas especificas de SQL

Formularios

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access. Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Informes

Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos. Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc...

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic, es una opción para usuarios avanzados.

CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona.

 Reglas que hay que tener en cuenta:

Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos  de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio.

La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

- Texto: Permite  introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 caracteres alfanuméricos (números, letras y símbolos)

- Memo: Se suele usar para almacenar grandes cantidades de texto pudiéndose utilizar  hasta 65.535 caracteres.

- Numérico: Para introducir números enteros o fraccionarios

- Moneda: Para introducir datos en formato número y con el signo monetario. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

- Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

- Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.

- Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

- Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

- Estándar: presenta los valores con separador de millares.

- Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

- Científico: presenta el número con notación científica.

- Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora.  

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029

Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

 - Autonumérico: Valor numérico que se incrementa automáticamente o número aleatorio que se asigna  cada vez que agrega un nuevo registro

 - Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.

Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.

 - Objeto OLE: Permite  introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

 - Hipervínculo: Permite la combinación de  texto y número para crear una dirección de hipervínculo.

- Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista  de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.