INTRODUCCIÓN
AL ACCESS
¿Qué es una base de datos?
Una
base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada
sistemáticamente. Es un conjunto de
información relacionada y agrupada con una finalidad. Unos ejemplos típicos de
base datos serían una agenda telefónica, el control de las ventas de los
clientes o los pedidos realizados a los proveedores.
Para
ello podemos utilizar Access y así evitar manipular una gran cantidad de
información manualmente. Es decir crear un solo
archivo de base de datos que almacene todos los datos divididos por
partes, denominándose tablas.
En la
terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves
dentro de las tablas: campo,
registro y dato.
- Un campo es cada uno de
los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por
su nombre. Un ejemplo seria la ficha de un cliente: nombre, apellidos,
domicilio, población y teléfono.
- Un registro está formado
por el conjunto de campos relacionados entre sí, como es el caso de los
datos personales pertenecientes a un cliente.
- Un dato es la intersección
entre un campo y un registro.
Se
crea una tabla para cada tipo de información y se define relaciones
entre ellas, así podrás ver los datos de varias tablas al hacer consultas,
formularios o informes.
La
tabla está formada por la unión de varios registros, siguiendo con el
ejemplo anterior la tabla estaría formada por todas las fichas de los clientes
de la empresa.
Ejemplo:
|
|
COLUMNAS
â |
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|
|
|
|
|
Nombre
|
Apellidos
|
Población
|
Provincia
|
Teléfono
|
País
|
|
|
Juan
|
Martín
Gómez
|
Madrid
|
Madrid
|
(9...
|
España
|
çFILAS
|
|
Pedro
|
Morales
Díaz
|
Villacastín
|
Avila
|
(9...
|
España
|
|
|
Angela
|
Campo
Santos
|
Alcobendas
|
Madrid
|
(9...
|
España
|
|
¿Qué
es una Base de datos relacional?
Una
base
de datos relacional
es aquella que permite que diferentes tablas estén relacionadas por un campo
común. El uso de las relaciones es útil cuando varios registros de una tabla
están vinculados con otros registros de otras tablas, es decir, que al buscar
un registro en una de las tablas automáticamente también se busca el registro
en el resto de las tablas relacionadas.
Elementos de Access
Tablas
Las tablas con el componente básico o
elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está
principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen
datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca,
compras, ventas, etc.
Consultas
Las consultas son preguntas que un
usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias
tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden
archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no
tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta
previamente creada.
La importancia de las consultas es enorme, de
hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los
gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado
en otra tabla
Hay tres tipos de consultas:
-
Consultas de
selección
-
Consultas de
acción
-
Consultas
especificas de SQL
Formularios
Los
formularios son un mecanismo que
facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora
de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda
bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de
información desarrollado con Access. Los formularios sirven para definir
pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.
Informes
Los informes permiten presentar la
información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir
nuestros datos.
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es
que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir
(no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y sacar totales por grupos.
Macro: Conjunto
de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas
básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de
herramientas, ejecutar informes, etc...
Módulo: programa
o conjunto de instrucciones en lenguaje
Visual Basic, es una opción para usuarios avanzados.
Campo: unidad básica de una
base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona.
Reglas que hay que tener en cuenta:
Los nombres de los
campos, no pueden empezar con espacios
en blanco y caracteres especiales.
No pueden llevar puntos, ni signos
de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el
medio.
La descripción de un campo, permite aclarar
información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite
especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede
ser:
- Texto: Permite introducir cadenas de caracteres hasta un
máximo de 255 caracteres alfanuméricos (números, letras y símbolos)
- Memo: Se suele usar para
almacenar grandes cantidades de texto pudiéndose utilizar hasta 65.535 caracteres.
-
Numérico: Para introducir números enteros o
fraccionarios
-
Moneda: Para introducir datos en formato
número y con el signo monetario. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
- Número general:
presenta los números tal como fueron introducidos.
- Moneda:
presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.
- Euro:
utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
- Fijo:
presenta los valores sin separador de millares.
- Estándar:
presenta los valores con separador de millares.
- Porcentaje:
multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
- Científico:
presenta el número con notación científica.
-
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha
u hora.
Los campos Fecha/Hora
tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se
muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna
fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora
larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la
semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros
caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos
para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas
comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los
años 2000 y el 2029
Hora larga: presenta la hora con el formato
normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM.
Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta: presenta la hora sin los segundos.
Ejemplo: 17:35.
- Autonumérico: Valor numérico que se
incrementa automáticamente o número aleatorio que se asigna cada vez que agrega un nuevo registro
- Sí/No: campo
lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No,
Verdadero/Falso, etc.
Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos
Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son
equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
- Objeto OLE: Permite
introducir una foto, gráfico, hoja de
cálculo, sonido, etc.
- Hipervínculo: Permite la combinación de
texto y número para crear una dirección de hipervínculo.
- Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un
valor de otra tabla o de una lista de
valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
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